En el ejercicio diario de la administración de una copropiedad, uno de los retos más comunes es el manejo de la cartera vencida por concepto de cuotas de administración. Frente a esta realidad, surgen preguntas frecuentes por parte de los propietarios morosos: ¿Es válido cobrar honorarios por gestión de cobro?, ¿Se deben reconocer gastos por concepto de honorarios? ¿Qué dice la ley?

La respuesta corta es que, actualmente no existe alguna disposición normativa enfocada específicamente en regular este tema en materia de propiedades horizontales, sin embargo, teniendo en cuenta que tal como avanza la sociedad, surge la necesidad de crear normativas que diriman asuntos específicos, de manera análoga, es viable acudir a los siguientes conceptos con el fin de que las acciones de cobro gocen de toda la legitimidad posible:

Facultades del administrador en materia de cobro

La Ley 675 de 2001, que regula la propiedad horizontal en Colombia, respalda directamente esta práctica. El numeral 9 del Artículo 51 faculta expresamente al administrador para:

“Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios (…) iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.”

Así las cosas, esto refleja que el administrador ostenta la competencia legal para gestionar el cobro de las cuotas de administración vencidas, sin requerir autorización previa de la Asamblea o el Consejo de Administración. De hecho, puede adelantar esta gestión de manera directa o designando a un tercero para este fin, en la práctica común, los administradores nombran firmas de abogados que se encargan de adelantar dichas acciones de cobro.

La gestión del cobro

Respecto a las gestiones de cobro, actualmente hallamos de dos tipos: La gestión prejudicial y judicial, su distinción, es clave para obtener mejores resultados en el recaudo, llevándolas a cabo correctamente:

• Cobro prejudicial: Corresponde a todas las gestiones previas a la instauración de una demanda, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes escritos y otros mecanismos de persuasión para lograr el pago voluntario.

Frente a ello, la Superintendencia Financiera en Circular Externa 048 de 2008, ha mencionado que es de carácter esencial, seguir detalladamente las prácticas correctas para que el cobro en esta fase no transgreda los derechos al debido proceso e intimidad que recaen sobre los deudores, por lo tanto, es importante tener en cuenta lo siguiente:

Es primordial resaltar, que resulta siendo una práctica abusiva el cobro de gastos de cobranza sin haber adelantado una actividad real persuasiva que advierta la necesidad de cumplir con el respectivo pago, por lo tanto, es obligatorio que dentro del marco de esta actividad:

• Se tenga constancia documental, incluyendo fechas, tipo de comunicación sostenida con el deudor e información que le fue brindada.
• Se adelante de manera respetuosa y en horarios adecuados
• Se reporten los pagos realizados por los deudores, que los mismos sean aplicados a la obligación y que se le brinde información detallada al respecto.

• Cobro judicial: Se inicia con la presentación de la demanda ejecutiva y continúa hasta obtener una decisión judicial que determine la exigibilidad de la obligación.

Para esta fase es importante evaluar con qué activos cuentan los deudores que sean susceptibles de embargo con el fin de lograr una expectativa alta de recaudo.

Ambas fases implican tiempo, recursos y, en muchos casos, la participación de abogados o agencias de cobranza. Por lo tanto, los honorarios y costos que estas gestiones generan son legítimos y deben ser asumidos por el deudor. Esta afirmación haya su respaldo en el Artículo 1629 del Código Civil Colombiano, al establecer una base general aplicable a toda obligación pecuniaria:

 “Los gastos que ocasionare el pago serán de cuenta del deudor; sin perjuicio de lo estipulado y de lo que el juez ordenare acerca de las costas judiciales.”

Así las cosas, esta norma nos permite vislumbrar que cuando el acreedor, en este caso el administrador, deba incurrir en gestiones para recaudar lo adeudado, todo esto debe ser reconocido por el deudor.

La gestión de cobranza, una práctica legítima y susceptible de reembolso

Si bien en Colombia no existe una norma específica dentro del régimen de propiedad horizontal que regule de manera puntual el cobro de honorarios y gastos de cobranza, el marco legal general, especialmente lo dispuesto en el Artículo 1629 del Código Civil y la Ley 675 de 2001 ofrece un respaldo sólido para que estas gestiones sean consideradas legítimas y procedentes.

El administrador, en ejercicio de sus funciones legales, está facultado para adelantar cobros tanto por vía prejudicial como judicial, directamente o a través de terceros. No obstante, es fundamental que toda gestión se encuentre al margen de los Conceptos que con frecuencia emite la Superintendencia Financiera y que también este sujeto con los principios de respeto, legalidad y trazabilidad documental, para evitar prácticas abusivas y garantizar el debido proceso.

En consecuencia, siempre que exista una gestión efectiva de cobro ya sea mediante comunicaciones persuasivas o procesos ejecutivos, los gastos y honorarios derivados de dicha labor pueden y deben ser asumidos por el deudor moroso, pues estos surgen directamente de su incumplimiento.

Los administradores, por tanto, no sólo están habilitados legalmente para recuperar la cartera vencida, sino que cuentan con herramientas normativas que legitiman el cobro de los costos asociados a dicho proceso, fortaleciendo así la sostenibilidad financiera de la copropiedad.

MANUELA ARREDONDO

ASESORA LEGAL