En la gestión de una propiedad horizontal, la firma de contratos de prestación de servicios y de obra es una de las responsabilidades más críticas del administrador. Un contrato bien estructurado es el principal escudo legal que protege el patrimonio de todos los copropietarios; un contrato deficiente es una puerta abierta a sobrecostos, litigios y un sinfín de problemas.

Analizaremos los tres contratos más comunes en la P.H. —vigilancia, aseo y obra civil— y desglosaré las cláusulas que, desde una perspectiva legal y comercial, son indispensables para blindar a la copropiedad.

Marco Legal General y Cláusulas Esenciales en TODO Contrato

Antes de entrar en especificidades, es vital entender que todo contrato firmado por una propiedad horizontal se rige por un marco general que incluye el Código Civil, el Código de Comercio y, crucialmente, el Código Sustantivo del Trabajo. Además, la Ley 675 de 2001 faculta al administrador como representante legal para celebrar estos actos jurídicos.

Independientemente del servicio, todo contrato debe contener, como mínimo, las siguientes cláusulas:

• Objeto Claro y Detallado: Evita ambigüedades.
• Valor y Forma de Pago: Especificar el precio total, si incluye o no IVA, las fechas de corte para facturación y el plazo para el pago.
• Plazo y Vigencia: Definir claramente la fecha de inicio y de terminación. Incluir cláusulas de prórroga automática o, por el contrario, la necesidad de un preaviso para su terminación.
• Cláusula de Indemnidad: Es una de las más importantes. El contratista se obliga a mantener a la copropiedad indemne (libre de perjuicio) frente a cualquier reclamación de terceros o de sus propios empleados, derivada de la ejecución del contrato.
• Verificación de Aportes a Seguridad Social: Esta no es una opción, es una obligación. El artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo establece una responsabilidad solidaria entre el contratante (la copropiedad) y el contratista por las deudas laborales y de seguridad social. Por ello, es mandatorio incluir una cláusula que obligue al contratista a anexar a cada factura la planilla de pago de la seguridad social de su personal.

1. Análisis del Contrato de Vigilancia y Seguridad Privada

Este es quizás el contrato más delicado por el riesgo que implica. La norma principal que lo rige es el Decreto Ley 356 de 1994 (Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada).

Cláusulas Indispensables:

• Licencia de Funcionamiento: El contrato debe mencionar explícitamente el número de la licencia de funcionamiento de la empresa, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada (SuperVigilancia). El administrador debe verificar que esté vigente antes de firmar.
• Protocolos y Consignas Específicas: Adjuntar un anexo con las consignas detalladas del puesto: control de acceso de visitantes y domiciliarios, manejo de correspondencia, rondas perimetrales, protocolo en caso de emergencia, etc.
• Dotación y Equipos: Especificar el tipo de dotación, armamento (si aplica) y equipos de comunicación que la empresa debe suministrar.
• Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual (RCE): Esta cláusula no es negociable. La empresa de vigilancia debe acreditar la constitución de una póliza de RCE que cubra los daños o lesiones que su personal pueda causar a residentes o a terceros en la ejecución del servicio. El contrato debe especificar el valor asegurado y la copropiedad debe figurar como beneficiaria.

2. Análisis del Contrato de Aseo y Mantenimiento

Este contrato es esencial para la conservación y valorización de la propiedad horizontal. Su principal riesgo asociado es la responsabilidad laboral solidaria.

Cláusulas Indispensables:

• Cronograma de Rutinas: Adjuntar un anexo detallado con la periodicidad de todas las labores: limpieza diaria de lobbies y ascensores, lavado semanal de pasillos, limpieza mensual de vidrios, etc.
• Suministro de Insumos y Maquinaria: Definir claramente quién es el responsable de proveer los insumos de limpieza y la maquinaria (brilladoras, hidrolavadoras). Si los aporta el contratista, se debe garantizar su calidad y disponibilidad.
• Gestión de Residuos: Incluir las obligaciones del contratista respecto a la recolección, clasificación en la fuente y disposición en el shut de basuras, conforme a las normativas municipales.
• Idoneidad del Personal: Exigir que el personal esté debidamente capacitado, uniformado y porte los elementos de protección personal (EPP) exigidos por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

3. Análisis del Contrato de Obra Civil

Para remodelaciones, impermeabilizaciones o reparaciones estructurales. Este tipo de contrato se rige por el Código Civil y el Código de Comercio y requiere un nivel máximo de detalle.

Cláusulas Indispensables:

• Alcance Técnico Detallado: El objeto del contrato debe ser un anexo que contenga los planos, diseños, especificaciones técnicas de materiales y cantidades de obra. Un “para impermeabilizar la terraza” no es suficiente.
• Actas de Inicio y Entrega: Establecer la obligación de firmar un acta de inicio para empezar a contar el plazo, y actas de recibo parcial o final de la obra. El pago final debe estar condicionado a la firma del acta de recibo a satisfacción por parte de la administración y/o la interventoría.
• Interventoría: Para obras de mediana o gran envergadura, es muy recomendable incluir la figura de un interventor externo que supervise la calidad técnica de la obra.
• Garantías y Pólizas Obligatorias: Esta es la sección más importante para proteger la inversión. Se debe exigir al contratista la constitución de las siguientes pólizas a favor de la copropiedad:
  • De Cumplimiento: Garantiza que la obra se ejecutará en el tiempo y condiciones pactadas.
  • De Calidad de la Obra: Cubre los defectos de construcción o la mala calidad de los materiales por un tiempo determinado después de entregada la obra (generalmente entre 1 y 5 años).
  • De Pago de Salarios y Prestaciones Sociales: Protege a la copropiedad de reclamaciones laborales de los trabajadores de la obra.
  • De Responsabilidad Civil Extracontractual: Cubre daños a la copropiedad o a terceros durante la ejecución de los trabajos.

Conclusión del Experto

Señor administrador, miembro del consejo, no vea la contratación como un mero trámite. Cada contrato es un acto de disposición sobre el patrimonio que usted representa. La rigurosidad en la elaboración y revisión de estos documentos no es una opción, es su deber fiduciario. Invertir en una asesoría legal previa para revisar un contrato es siempre más económico que asumir los costos de un litigio posterior.